Die Geburtsurkunde ist eines der ersten Dokumente, die ein Mensch erhält, und eines der am häufigsten verlangten. Wer in Deutschland heiraten, sich einbürgern lassen, ein Kind anmelden oder Elterngeld beantragen möchte, muss sie fast immer vorlegen. Stammt die Urkunde aus dem Ausland, beginnt für viele eine kleine Odyssee durch Ämter, Botschaften und Übersetzungsbüros.
Dabei lässt sich vieles vermeiden, wenn man die Regeln kennt. Die wichtigste Frage lautet nicht, wie schnell die Übersetzung fertig ist, sondern ob sie am Ende akzeptiert wird.
Was eine Geburtsurkunde enthält
Je nach Land unterscheiden sich Geburtsurkunden erheblich. Manche enthalten nur Name, Geburtsdatum und Geburtsort. Andere nennen zusätzlich die Eltern mit Geburtsdaten, Berufen und Wohnorten, die Uhrzeit der Geburt, Zeugen und spätere Randvermerke wie Namensänderungen oder Vaterschaftsanerkennungen. Einen Überblick über Funktion und Inhalt bietet der Artikel zur Geburtsurkunde.
Für deutsche Behörden sind gerade die Randvermerke oft entscheidend. Sie dokumentieren, ob sich der Name geändert hat oder ob die Abstammung später anders festgestellt wurde. Eine Übersetzung, die diese Vermerke weglässt, ist unvollständig.
Wann eine Übersetzung nötig ist
Grundsätzlich gilt: Ist eine Urkunde nicht auf Deutsch ausgestellt, verlangen Behörden eine deutsche Übersetzung. Typische Anlässe sind die Anmeldung der Eheschliessung beim Standesamt, die Einbürgerung, die Beantragung von Kindergeld oder Elterngeld, die Anerkennung von Berufsabschlüssen, Rentenangelegenheiten und Erbfälle.
Wer seine geburtsurkunde übersetzen lassen möchte, sollte vorab bei der zuständigen Stelle nachfragen, in welcher Form die Übersetzung vorliegen muss. In den allermeisten Fällen wird eine beglaubigte Übersetzung durch einen in Deutschland gerichtlich beeidigten oder ermächtigten Übersetzer verlangt.
Die Alternative, mehrsprachige Urkunden
Nicht immer ist eine Übersetzung nötig. Viele europäische Staaten stellen auf Grundlage internationaler Abkommen mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsregistern aus. Diese Formulare enthalten feste Feldbezeichnungen in mehreren Sprachen, darunter Deutsch. Für Bürger der Europäischen Union gibt es zudem mehrsprachige Formulare, die einer Urkunde beigefügt werden können.
Fragen Sie beim Standesamt Ihres Geburtsortes nach, ob eine solche mehrsprachige Fassung erhältlich ist. Das kann Zeit und Kosten sparen. Ob die deutsche Behörde sie im konkreten Fall akzeptiert, sollten Sie dennoch vorher klären.
Apostille und Legalisation
Neben der Übersetzung verlangen Behörden häufig einen Nachweis, dass die Urkunde echt ist. Bei Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen angehören, erfolgt dies durch eine Apostille der zuständigen Behörde im Ausstellungsland. Bei anderen Staaten kann eine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung erforderlich sein. Innerhalb der EU entfällt dieser Schritt für viele öffentliche Urkunden.
Lassen Sie die Apostille anbringen, bevor Sie die Urkunde übersetzen lassen. So wird der Apostillenvermerk direkt mitübersetzt, und Sie vermeiden einen zweiten Auftrag.
Worauf es bei der Übersetzung ankommt
Eine beglaubigte Übersetzung muss vollständig sein. Dazu gehören alle Textfelder, Stempel, Siegel, Unterschriften und handschriftlichen Ergänzungen. Nicht lesbare Stellen werden als solche gekennzeichnet. Am Ende bestätigt der Übersetzer mit Unterschrift und Stempel, dass die Übersetzung mit dem Original übereinstimmt.
Besonders heikel sind Namen. Bei Urkunden in kyrillischer, arabischer, griechischer oder chinesischer Schrift gibt es verschiedene Möglichkeiten der Umschrift. Damit es keine Abweichungen zum Reisepass gibt, sollte der Übersetzer eine Kopie des Passes erhalten und die dortige Schreibweise übernehmen.
Häufige Stolpersteine
- Es wird nur eine Kurzfassung übersetzt, obwohl die Behörde die vollständige Urkunde verlangt.
- Die Urkunde ist zu alt, und das Amt fordert ein aktuelles Exemplar.
- Die Übersetzung stammt von einem Übersetzer ohne Ermächtigung in Deutschland.
- Namen werden anders geschrieben als im Pass.
- Die Rückseite mit Vermerken wurde nicht mitgeschickt.
Kosten und Dauer
Die Übersetzung einer Geburtsurkunde gehört zu den kürzeren Aufträgen. Sie ist in der Regel innerhalb weniger Werktage fertig, auf Wunsch auch schneller. Die Kosten hängen von Sprache, Umfang und Lesbarkeit ab. Viele Büros bieten Festpreise für Standardurkunden an. Rechnen Sie zusätzlich die Zeit für Versand oder Abholung der unterschriebenen Übersetzung ein.
Mehrere Exemplare einplanen
Wer gleichzeitig mit mehreren Behörden zu tun hat, etwa Standesamt, Ausländerbehörde und Familienkasse, braucht oft mehrere beglaubigte Exemplare. Es ist günstiger, diese gleich bei der ersten Bestellung anzufordern, als später einen neuen Auftrag zu erteilen. Bewahren Sie zudem gut lesbare Scans auf, da manche Stellen Anträge inzwischen online annehmen.
Zeugnisse und weitere Dokumente gleich mit erledigen
Oft wird die Geburtsurkunde nicht allein benötigt. Für eine Einbürgerung oder die Anerkennung eines Berufsabschlusses kommen Schulzeugnisse, Diplome, Heiratsurkunden oder Namensänderungsbescheide hinzu. Es lohnt sich, alle Dokumente gemeinsam an einen Übersetzer zu geben. So bleibt die Schreibweise der Namen über alle Unterlagen hinweg einheitlich, und Sie sparen Versandkosten und Zeit.
Deutsche Geburtsurkunden für das Ausland
Auch der umgekehrte Fall ist häufig. Wer im Ausland heiraten, studieren oder arbeiten möchte, braucht oft eine Übersetzung seiner deutschen Geburtsurkunde. Hier hilft manchmal schon die internationale Geburtsurkunde, die deutsche Standesämter auf Antrag ausstellen. Sie enthält die Angaben in mehreren Sprachen und wird in vielen europäischen Ländern ohne Übersetzung akzeptiert. Verlangt das Zielland trotzdem eine Übersetzung, gelten dessen Vorgaben zu Form, Beglaubigung und Apostille.
Gut vorbereitet zum Amt
Mit einer aktuellen Urkunde, der passenden Echtheitsbestätigung und einer vollständigen beglaubigten Übersetzung sind Sie für die meisten Behördengänge bestens gerüstet. Ein kurzer Anruf beim zuständigen Amt vorab klärt die letzten Details. So wird aus einem Papierstapel ein Vorgang, der reibungslos erledigt ist.